Simplificar o trabalho é sonho de quem administra. Mais ainda, é claro, de quem administra um Almoxarifado.
Simplificar o trabalho não é torná-lo primitivo, é torná-lo racional, preciso e rápido com o mínimo dispêndio de energia.
A princípio isso pode parecer uma tarefa extremamente árdua e complicada, mas não é tão absolutamente complexa a ponto de exigir uma reengenharia administrativa.
Há alguns caminhos que podem ser seguidos para auxiliar quem pretende simplificar o trabalho dentro do Almoxarifado.
Como citamos no início da seção Armazenagem, o principal sistema para gestão de armazéns é denominado Warehouse Management System (WMS), ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns.
Os WMS são modernas ferramentas que diminuem a intervenção humana no processo de armazenagem, planejando eletronicamente o trabalho de forma a eliminar erros e a agilizar os processos do armazém.
Esse tipo de sistema identifica de quem é o pedido, quantos pedidos foram expedidos e quem foi o funcionário responsável pela atividade. Com a ajuda de coletores de dados, ligados em rede via radiofrequência, o sistema alerta os operadores para o fato de que ainda faltam produtos para completar o pedido de uma nota fiscal ou de estar sendo expedida uma mercadoria errada.
O endereçamento dos produtos também é informado pelo sistema, o que facilita e agiliza a sua localização, além de evitar que produtos sejam armazenados em locais errados, esquecidos ou retirados indevidamente. Ele pode, ainda, controlar a data de validade, principalmente para produtos alimentícios e congelados, o que evita a perda ou a devolução desse tipo de produto.
O WMS possibilita, em tempo real, a localização da carga, a visualização de espaços disponíveis, o que diminui o tempo de resposta gerencial. Para que esses dados estejam disponíveis em tempo real, a organização deve usar ferramentas computacionais que facilitem o processo de captura de dados.
Finalizando, antes de se implantar sistemas de gestão, há a necessidade de um estudo minucioso, que deverá ser acompanhado de um sistema de planejamento, para que o método tenha sucesso e possa realmente trazer vantagens para quem optar por ele.