O Almoxarifado tem o objetivo de impedir divergências e perdas de qualquer natureza. A autoridade para a retirada do estoque deve estar definida com clareza e somente pessoas autorizadas poderão exercer essa atribuição, protegendo-os contra furtos e desperdícios.
A eficiência de um Almoxarifado depende fundamentalmente:
a) Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente aumento das viagens de ida e volta;
b) Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
c) Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.
Para agilização das atividades, o controle, em particular das funções referentes ao Almoxarifado, deve fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor envolvido, qual seja, recebimento, armazenagem e distribuição.
Desta forma, destacamos três funções principais de um almoxarifado:
- receber os materiais adquiridos pela organização,
- entregar os materiais mediante requisições autorizadas,
- manter as quantidades de estoque e as características de cada item atualizadas.
A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com a áreas de contabilidade, compras e transporte e caracterizado como interface entre o atendimento do pedido pelo Fornecedor e os estoque físico e contábil.
A função de recebimento inicia na recepção do material entregue pelo fornecedor e finaliza com a sua entrada nos estoques. Na recepção, deve ocorrer a conferência quantitativa e qualitativa do material recebido. O recebimento compreende quatro fases: entrada de materiais; conferência quantitativa; conferência qualitativa; e regularização.
Na fase de entrada de materiais ocorre a recepção dos veículos e a conferência da documentação, verificando se a carga possui nota fiscal, se a compra tem programação para descarga no dia de chegada e se a carga está no prazo, dentre outras informações. Estando tudo de acordo, o veículo deve ser encaminhado para descarga. Caso não esteja tudo de acordo, a recepção deve recusar o recebimento de materiais para os casos referentes às compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega, transcrevendo os motivos no verso da nota fiscal.
No momento em que um caminhão chega para descarregar deve ser feito um rigoroso exame de avarias, ou a conferência qualitativa, visando repassar a responsabilidade pelas eventuais avarias ao transportador. A existência de avarias é constatada por meio de análise da disposição da carga, observando se as embalagens ou as proteções estão intactas e invioláveis ou se contêm sinais evidentes de quebra, de umidade, de danos etc. Na conferência quantitativa, o funcionário verifica se a quantidade registrada está igual à física, caso não esteja, ele deve recusar o carregamento.
Toda recusa deve ser feita por escrito, podendo ser na própria nota ou em carta digitada em nome da organização e assinada pelo representante do transportador, podendo ser este o próprio motorista do veículo transportador. Uma vez que a carga tenha sido descarregada, o transportador é liberado.
Na regularização ocorre o aceite final do produto juntamente com toda a documentação necessária a ser arquivada e com todos os lançamentos feitos no sistema computacional da organização.
O recebimento compreende quatro fases:
a) 1a fase: Entrada de Materiais;
b) 2a fase: Conferência Quantitativa;
c) 3a fase: Conferência Qualitativa;
d) 4a fase: Regularização.
Documentos Utilizados
a) Ficha de controle de estoque;
b) Ficha de localização;
c) Ficha de assinatura credenciada;
d) Comunicação de irregularidades;
e) Relatório técnico de inspeção;
f) Requisição de material;
g) Devolução de material.