A identificação é o primeiro e o mais importante passo para a classificação do material e consiste na análise e no registro dos principais dados individualizadores que caracterizam e particularizam um item em relação ao universo de outros materiais existentes na empresa.
Ela busca, portanto, estabelecer a identidade do material através da especificação das principais características do item. Entretanto, para especificar é necessário dispor de determinados dados que descrevam o material, de modo a identificá-lo perfeitamente. E nesta pesquisa e no registro dos elementos descritivos do material é que se resume o trabalho de especificação.
Os elementos básicos necessários à especificação são:
A obtenção destes dados é feita através de consultas a catálogos ou listas de peças dos fabricantes e às normas técnicas existentes ou,
até mesmo, pela visualização do material.
Quando a identificação é feita pela descrição detalhada do material, em que procuramos apresentar todas as particularidades ou características físicas que individualizam o material, independentemente da referência do fabricante (ou comercial), dizemos que o método adotado é o descritivo.
O Método Descritivo é utilizado para especificar os materiais que, para a sua identificação, necessitam de particularização descritivas ou que não apresentam referências comerciais que, de modo geral, por si só, já caracterizam e individualizam determinados tipos de material.
Na aplicação do método, devemos evitar, tanto quanto possível, uma certa tendência para o exagero de pormenores descritivos, que só contribuem para tornar mais volumoso e cansativo um catálogo de material.
O método descritivo visa atribuir uma nomenclatura padronizada em toda a empresa, segundo regras específicas, que se constituem em orientação segura na determinação da descrição do material, devendo ser evitado o uso de gírias, expressões regionais, termos de sentido não técnico ou empregados em língua estrangeira, palavras que indicam a forma de apresentação do material ou marcas etc.
A composição da nomenclatura padronizada constitui-se na associação do nome básico que consiste na denominação mais simples ou primária do material e que se constitui no ponto de partida para a identificação. E também constituído pelo o nome modificador é a denominação complementar do nome básico e se destina a estabelecer a individualização de cada um dos itens portadores do mesmo nome básico.
Na determinação dos nomes modificadores, não existem regras fixas, podendo, entretanto, serem estabelecidos em função do formato, do tipo, da apresentação, da aplicação e composição do material.
O Método Referencial é a forma de especificar um material que atribui uma descrição ou uma nomenclatura mais simplificada, apoiada, basicamente, na própria referência do fabricante.
A nomenclatura referencial é usada em situações em que são desnecessários maiores detalhamentos para a identificação, aquisição e controle do material, tendo como suficiente, a referência do fabricante para a sua caracterização e individualização. Este código, referenciado como part-number, é, na realidade, o próprio número de estoque do fabricante, com base, no qual, os pedidos são feitos.
A importância de uma boa identificação, seja através de qualquer um dos métodos apresentados, contribui, de forma significativa, para a movimentação de material, seu controle, localização, registro em computador, compra e obtenção pelo usuário.
Por outro lado, a má identificação, devido à especificação incorreta ou incompleta, possibilita a ocorrência de: duplicidade de números de estoque, divergências de saldos físicos, sobrecarga nas áreas de estocagem, controles duplos, estatísticas de consumo falhas e aumento de trabalho no órgão de classificação.
São os dados relativos à composição, dimensão, tolerância, capacitância etc. de um item e constitui-se em complemento do nome padronizado e formando, juntamente, com este, a descrição padronizada do material.
Normalmente, estes elementos especificados são objetos de normas técnicas ou presentes nos manuais ou catálogos dos fabricantes, tipo: LÂMPADA, FLUORESCENTE - 220 volts, 20, watts (características).
A identificação auxiliar, como parte constitutiva e complementar de uma descrição ou nomenclatura padronizada, aparece como informação opcional. Depende do layout de saídas do computador, podendo aparecer como elemento integrante da descrição ou como informação à parte.
A identificação auxiliar é composta pela aplicação que é a informação que indica a que conjunto maior pertence o item, a embalagem que é a informação que indica o tipo de apresentação do invólucro do item.
Em muitos casos, a embalagem é fator determinante de diferenciação de materiais que possuem os mesmos “nomes padronizados” e as mesmas "características físicas", mais apresentam invólucros ou, melhor dizendo, unidades de fornecimento diferente e por fim a referência comercial que corresponde ao número ou ao nome do material (código referencial) atribuído pelo fabricante, podendo, também, referir-se ao tipo e/ou ao modelo do item.