Todo texto é organizado segundo as funções a que se destina. Para entendermos com clareza as funções da linguagem, é bom primeiramente conhecermos as etapas da comunicação.
Ao contrário do que muitos pensam, a comunicação não acontece somente quando falamos, estabelecemos um diálogo ou redigimos um texto, ela se faz presente em todos (ou quase todos) os momentos.
Comunicamo-nos com nossos colegas de trabalho, com o livro que lemos, com a revista, com os documentos que manuseamos, através de nossos gestos, ações, até mesmo através de um beijo de "boa noite".
No ato de comunicação percebemos a existência de alguns elementos, são eles:
- Emissor - emite, codifica a mensagem
- Receptor - recebe, decodifica a mensagem
- Mensagem - conteúdo transmitido pelo emissor
- Código - conjunto de signos usado na transmissão e recepção da mensagem
- Referente - contexto relacionado a emissor e receptor
- Canal - meio pelo qual circula a mensagem