TABELA DE TEMPORALIDADE

A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente.

• Dados básicos a serem incluídos na Tabela de Temporalidade
  • nome do órgão e da unidade administrativa;
  • espécie e assunto do documento;
  • existência de vias e/ou reproduções em outros setores;
  • prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários;
  • destinação;
  • observações.
    
    
• Resultados da aplicação da Tabela de Temporalidade
  • facilidade em distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente;
  • eliminação imediata de documentos cuja guarda não se justifique;
  • racionalização, principalmente em termos econômicos, das atividades de transferência e recolhimento;
  • implementação de um programa de destinação de documentos.
    
    
• Recomendações quanto ao uso da Tabela de Temporalidade
  • aprovação por dirigente do órgão e pela instituição arquivística pública na sua esfera de competência;
  • publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, no Diário Oficial da União;
  • atualização em conseqüência da produção ou supressão de documentos, bem como de alterações na estrutura administrativa;
  • tabulação de dados visando a apurar a porcentagem dos documentos e suas respectivas formas de destinação;
  • evitar o uso de siglas, a menos que conste da tabela a denominação correspondente;
  • elaboração de relatório, justificando os critérios adotados e as modalidades de destinação propostas.

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