PROTOCOLO

recebimento e classificação: efetuar a separação dos documentos recebidos em ostensivo ou sigiloso e particular.

Os documentos de natureza sigilosa e particular deverão ser encaminhados aos respectivos destinatários.

Os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, verificando-se a existência ou não de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar a juntada e em caso negativo, classificá-lo de acordo com o assunto tratado.

A classificação é uma operação intelectual que consiste em analisar e determinar o assunto de um documento. Determinado o assunto, deve-se escolher, conforme o código de classificação de documentos de arquivo adotado, a categoria na qual o documento será classificado, atribuindo- lhe o respectivo código numérico de referência, que permitirá recuperá-lo posteriormente.

• registro, autuação e controle da tramitação ( movimentação): colocar na capa do processo a etiqueta ou carimbo de protocolo (número e data de entrada), anotar o código de classificação, o resumo do assunto e proceder a distribuição às unidades a administrativas destinatárias.

A ficha de protocolo, manual ou informatizada, deverá conter basicamente os seguintes dados: número de protocolo, data da entrada, origem, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto e data da primeira distribuição.

Os procedimentos a serem adotados quando da utilização da ficha de protocolo manual são: a 1ª via será arquivada em ordem numérica-cronológica (número de processo e ano de autuação), a 2ª via em ordem alfabética (pessoa física ou jurídica) e a 3ª via por código.

Recomenda-se que os documentos deverão ser distribuídos às unidades administrativas destinatárias acompanhados de uma guia de encaminhamento, elaborada em 2 vias. Para que o serviço responsável pelas atividades de protocolo proceda a atualização dos dados, tenha controle da movimentação dos documentos e possa prestar informações sobre a localização dos mesmos, faz-se necessário que as unidades administrativas do órgão enviem, diariamente, a este serviço, as 1ª vias das guias de encaminhamento ou se for o caso, registrem a informação no sistema.

• expedição: ao receber a correspondência para a expedição, recomenda-se verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e datar a correspondência no original e nas cópias, preparar os envelopes, expedir o original e encaminhar as cópias ao setor de arquivamento.

Atividades de Arquivamento de Documentos Correntes

São várias as rotinas que envolvem o arquivamento de um documento na fase corrente e, do cuidado dispensado a cada uma delas, depende o bom atendimento ao usuário:

• inspeção: proceder à leitura do último despacho verificando se, de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina de trâmite pré-estabelecida. Nem sempre os documentos são encaminhados ao arquivo com a finalidade de serem arquivados, mas anexados ou apensados a outros, ou simplesmente para ser fornecida uma informação;
• Análise: determinar sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias. Caso não se trate de um documento já classificado pelo serviço de protocolo, a classificação ocorrerá nesta etapa.
• Ordenação: dispor os documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação (fichas), em escaninhos ou classificadores; • arquivamento: inserir o documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida. Recomenda-se muito cuidado, nesta etapa, pois o arquivamento inadequado de um documento impossibilitará a sua localização.
• Empréstimo ou consulta: retirada do documento do arquivo para empréstimo, fornecimento de informações ou para realização de um juntada, aconselha-se a utilização de guia-fora em substituição do documento, indicando para quem foi emprestado, data e setor ou a que outro processo foi juntado.

Métodos de Arquivamento

A escolha do método de arquivamento deve considerar as características dos documentos a serem classificados, identificando o aspecto pelo qual o documento é mais freqüentemente consultado. Os métodos básicos de arquivamento mais comumente utilizados são os seguintes:

• alfabético: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o nome;
• geográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o local (cidade, estado e país);
• numérico simples: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o número do documento;
• numérico-cronológico: quando ao número do documento vier associado a data;
• ideográfico: quando o elemento principal para a recuperação da informação for o assunto. A ordenação dos assuntos deverá seguir a modalidade alfabética (dicionária ou enciclopédica) ou numérica (decimal ou duplex).