AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Objetivos

Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram, assim a racionalização do ciclo documental será alcançada com o seguintes objetivos:

• reduzir, ao essencial, da massa documental dos arquivos;
• aumentar o índice de recuperação da informação;
• garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente;
• controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação;
• ampliar o espaço físico para arquivamento;
• aproveitar recursos humanos e materiais;
• garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental.

Efetivação da Avaliação

Com base na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de se distinguirem os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial.

Composição da Equipe Técnica

A complexidade e abrangência de conhecimentos exigidos pelo processo de avaliação de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais.

Como justificativa para esta exigência, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas integradas por:

• arquivista ou responsável pela guarda dos documentos;
• profissionais das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
• profissional ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
• profissional da área financeira;
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação (historiador, economista, engenheiro, sociólogo, médico, estatístico etc.).

Pré-requisitos para realizar a Avaliação

• conhecimento da estrutura e do funcionamento do órgão, considerando, inclusive, sua evolução histórica;
• levantamento da bibliografia necessária;
• conhecimento das atividades típicas de gestão de documentos e arquivos permanentes;
• reunião de informações sobre o sistema de classificação adotado, os tipos de documentos e assuntos neles contidos;
• reunião de dados relativos à quantificação, freqüência de uso e taxa de crescimento dos documentos;
• análise das condições de armazenamento, estado de conservação e custo de manutenção dos depósitos de arquivo;
• levantamento dos atos referentes a processos de eliminação efetuados anteriormente;
• análise do perfil dos usuários do arquivo.

Prazo de Guarda dos Documentos

Período em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermediário. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores:

• seqüência de uso das informações contidas nos documentos;
• existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);
• existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos);
• necessidade de guarda dos documentos em virtude das práticas administrativas.

Valoração dos Documentos

Para a aplicação dos critérios de avaliação dos documentos de arquivo, deve-se identificar os seus valores primário e secundário.

• VALOR PRIMÁRIO
  Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe, tendo em vista seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. – Valor administrativo: valor que possuem os documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funções. – Valor legal ou jurídico : valor que possuem os documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazos tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem caráter probatório. – Valor fiscal : valor que possuem os documentos relativos a operações financeiras e a comprovação de despesas e receita.
  
  
• VALOR SECUNDÁRIO
  Refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados : o documento passa a ser fonte de pesquisa e informação para o próprio serviço e para terceiros.

Características dos Documentos de acordo com o Prazo de Guarda

Guarda eventual: são os documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico para o órgão. Exemplo: material de divulgação de terceiros, convites e correspondência recebida que não se relacionam com o desempenho de nenhuma atividade do órgão.

Guarda temporária: são aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, conseqüentemente, do seu prazo de retenção. Neste grupo estão incluídos, por exemplo, os documentos:

• cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e as informações essenciais acham-se recapituladas em outros; • que apresentem repetição da informação e qualidade técnica inferior;
• que sejam cópias e duplicatas de originais destinados à guarda permanente;
• que, mesmo originais, detêm interesse administrativo apenas por determinado período.

Guarda permanente: são documentos de valor probatório, isto é, relativos a direitos, tanto de pessoas físicas ou jurídicas quanto da coletividade, e de valor informativo sobre as pessoas, fatos ou fenômenos, considerados cientificamente relevantes. Quanto aos órgãos públicos a guarda permanente deve abranger:

• documentos relativos à origem, aos direitos e aos objetivos da instituição. Ex: atos de criação (leis, decretos, portarias, resoluções); atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvarás); documentos relativos a direitos patrimoniais; • documentos que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição. Ex: todos os atos que digam respeito à sua organização e funcionamento (regulamentos, regimentos); planos, projetos e programas que tratem das suas atividades-fim; gráficos (organogramas, fluxogramas); acordos, convênios, ajustes; atas e relatórios da direção; correspondência que trate de suas atividades-fim;
• documentos visuais e/ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição. Ex: programas audiovisuais, ampliações fotográficas, filmes e fitas magnéticas sobre comemorações, solenidades e obras;
• documentos que firmam jurisprudência. Ex: pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente e que possuam características inovadoras não encontradas nos textos legais;
• documentos relativos à administração de pessoal. Ex: acordos e reajustes salariais, planos de remuneração e classificação de cargos, pastas de assentamentos funcionais, processos de aposentadoria;
• documentos que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às atividades específicas da instituição. Ex: projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatórios técnicos;
• documentos de divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra. Ex: folhetos, boletins, formulários, cartazes, convites e postais;
• documentos cujas características extrínsecas sejam de valor artístico e cultural. Ex: documentos que contêm vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais e ortografias obsoletas.

Avaliação em Acervos Acumulados

O processo de avaliação em acervos acumulados possui características específicas, dependendo das condições em que se encontram, pois trata-se de arquivos cuja organização não se deu em função de um programa de gestão de documentos que propiciasse um sistema de classificação por assuntos, possibilitando a elaboração de instrumentos adequados para a recuperação de informações e a avaliação. Os procedimentos a serem adotados variam em função da situação do acervo, bem como das formas pelas quais este se inter-relaciona com os demais conjuntos documentais da instituição. De maneira geral, os procedimentos a serem adotados são os seguintes:

• diagnóstico da situação do acervo: elaborado com a finalidade de obter dados quanto ao estado de conservação dos documentos, às formas de classificação e arquivamento adotadas originalmente e aos instrumentos de recuperação da informação, incluindo-se as listagens de recolhimento, quando houver. A partir desse diagnóstico será possível definir as metodologias a serem utilizadas na avaliação;
• elaboração de um quadro de assuntos: esta etapa é realizada a partir dos instrumentos de recuperação da informação existentes, da identificação dos documentos ou mediante pesquisa e levantamento da legislação do órgão produtor, para conhecimento de suas funções e atividades. Esses estudos nortearão a definição dos descritores do quadro de classificação por assunto, assim como o das séries e subséries deste fundo documental; • pesquisa dos prazos de guarda : a partir do quadro de assunto, com base na legislação e em entrevistas realizadas nas unidades administrativas da instituição, chega-se ao estabelecimento de prazos de guarda em virtude do uso que se faz dos documentos e das determinações legais.
• relatório de avaliação: instrumento contendo a descrição sumária da metodologia adotada na avaliação, o quadro de assuntos, os prazos de guarda estabelecidos, as propostas de destinação e as respectivas justificativas. Os resultados da avaliação de documentos deverão ser divulgados e, no caso de órgãos públicos, publicados no Diário Oficial para que, no prazo de 30 a 45 dias, os usuários possam se pronunciar a respeito. Tais resultados terão que ser aprovados pela respectiva instituição arquivística pública, antes da eliminação dos documentos, de acordo com o artigo 9º da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Avaliação como parte de um Programa de Gestão de Documentos

Avaliação constitui o elemento vital de um programa de gestão de documentos ao permitir racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição de arquivos permanentes e a implementação de um programa de estão de documentos, viabilizando o acesso à informação. O processo de avaliação segue procedimentos que visam a alcançar resultados mais amplos como a elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Documentos.

Para a elaboração dessa Tabela há que se desenvolver as seguintes atividades:

• diagnóstico da situação dos arquivos e levantamento da produção documental: realizado mediante pesquisas junto às unidades administrativas produtoras e acumuladoras de documentos. Tem por finalidade obter dados sobre as condições dos arquivos no que diz respeito à produção, tramitação e arquivamento dos documentos;
• código de classificação de documentos de arquivo: elaborado a partir do estudo de toda a legislação referente à instituição, do levantamento da produção documental e de entrevistas junto às unidades administrativas. Tem por objetivo garantir a uniformidade de tratamento dos documentos e a rápida recuperação das informações.
• levantamento dos prazos de guarda: feito com base no levantamento da produção documental, no código de classificação de documentos de arquivo, nas entrevistas junto às unidades administrativas da instituição, responsáveis pela produção e/ou acumulação dos documentos e na pesquisa da legislação em vigor.
• proposta de destinação: elaborada a partir do levantamento dos prazos de guarda, estabelece a preservação e/ou a eliminação dos documentos. Concluídas estas atividades, os dados referentes aos assuntos e seus respectivos prazos de guarda e destinação deverão ser esquematizados em uma Tabela de Temporalidade, de forma a orientar o trabalho dos técnicos na prática da avaliação de documentos.