ARQUIVO
Conceito
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público, entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação.
CARACTERIZAÇÃO DOS ARQUIVOS
De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em públicos e privados.
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. São, também, públicos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos.
Arquivos públicos designam também as instituições arquivísticas governamentais incumbidas da gestão e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Público, bem como pela sua preservação permanente e acesso.
Exemplos: Arquivo Nacional, Arquivo Público do Distrito Federal, Arquivo do Estado de Minas Gerais, Arquivo Municipal de Rio Claro, etc.
Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades, isto é, pessoais ou institucionais (eclesiásticos, corporativos, empresariais etc).
Segundo a teoria da três idades, os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos : corrente, intermediário e permanente.
- arquivo corrente ou de 1ª idade: constituído de documentos em curso ou freqüentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora. Seu uso se caracteriza pelo valor primário dos documentos, isto é, atender as finalidades de sua criação.
- arquivo intermediário ou de 2ª idade: constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados para embasar assuntos idênticos. A permanência dos documentos em arquivos intermediários é temporária.
- arquivo permanente ou de 3ª idade: constituído de documentos que já cumpriram as finalidade de sua criação, mas são preservados em razão de seu valor probatório, informativo, cultural, de pesquisa por parte da entidade que o produziu ou por terceiros (valor secundário).
A cada um destes estágios correspondem procedimentos técnicos diferentes e o tratamento dispensado na fase corrente, refletirá nas fases seguintes.